Cómo escribir un correo electrónico profesional: consejos y errores a evitar

El correo electrónico profesional es el medio de comunicación preferido en las empresas. Se utiliza tanto internamente como entre socios potenciales de diferentes empresas. Podemos enviar docenas o incluso cientos de e-mails cada día, y recibir muchos más.

como escribir un correo electronico profesional

Pero con demasiada frecuencia, tu correo electrónico es ignorado. En este caso, tu destinatario no lo lee todo o incluso no lo abre. Y si no recibes una respuesta, no sabes cuál podría haber sido el problema.

En realidad, escribir un correo electrónico profesional efectivo es un ejercicio, un arte. Siempre puedes hacerlo mejor para llegar a tus futuros clientes y empleados. ¡Así que aquí están nuestros consejos y errores que debes evitar al escribir tus e-mails!

12 consejos para escribir un correo electrónico profesional

#1 Prepara tu acercamiento

Para escribir un e-mail profesional, necesitas un motivo. Para empezar, enumera claramente tus necesidades, peticiones y ofertas en un borrador.

A menudo, nuestros intercambios son de una naturaleza de dar y recibir.

Intenta buscar un objetivo común para compartir entre tu y la persona con la que quiere contactar.

Si tus necesidades son importantes, establece una relación de intercambio entre los colaboradores: compara tus necesidades y tus propuestas con el cliente. Por ejemplo, tu solución de marketing de bajo coste frente a un archivo de contactos de clientes.

#2 Ponte en el lugar del destinatario

Un e-mail puede decir mucho sobre quién lo envía. En primer lugar, es la expresión de una personalidad.

Como cualquier mensaje humano, tu correo electrónico está sujeto a interpretación.

Por lo tanto, debes obtener una respuesta positiva de tu receptor. Así que ponte en su lugar. ¿Cómo reaccionas cuando lees lo que escribes?

#3 Se claro y conciso

No hay nada más desagradable para la persona con la que hablas que ver un texto excesivamente largo. Mantén tus palabras, oraciones y párrafos cortos.

Un texto que respira es una señal de respeto por el tiempo de tu interlocutor.

Para escribir tu e-mail profesional correctamente, ve a lo esencial y recuerda airear tu texto. La razón de tu petición será más legible y por lo tanto más aceptable.

#4 Límite de fuentes

No quieres distraer a tu contacto. Usar demasiadas fuentes diferentes dará la impresión de que estás tratando de engañar o entretener a tu destinatario.

Integrar un máximo de dos fuentes diferentes, y en un estilo similar.

#5 Pon palabras en negrita

También puedes resaltar la información importante en negrita. Esto es muy útil para la legibilidad de tu correo electrónico y le da fuerza. Es particularmente útil para resaltar los números. Pero siempre usa este truco con moderación.

Destierra las mayúsculas: dan la impresión de que estás enfadado o gritando.

#6 Elige el asunto con cuidado

El asunto es lo primero que verá tu cliente. Es decisivo para decidir si tu correo electrónico llegará al punto correcto o caerá en el limbo de Internet. ¡Es el centro neurálgico de la guerra de los e-mails!

Elige una línea de asunto clara y concisa.

Menciona el nombre de tu empresa o departamento y un elemento claro que resuma tu enfoque.

Usa el «tú» para apelar a tu destinatario. No dudes en usar su nombre de pila. Ejemplo: «[Nombre de su empresa o departamento] Juan, aquí tienes una solución para lo que necesitas». O «Luis, nuestra aplicación de correo cambiará tu vida diaria.«

De esta forma, tratas de conectar tu oferta con las necesidades potenciales de tu cliente.

#7 Rellena el cuadro de copia

¿Incluyó una copia de mi correo electrónico? Puedes hacerlo con la caja CC, y hacer una copia oculta para los diferentes interlocutores con la caja CCO.

Con esta última opción, puedes reenviar tu correo electrónico a otras personas de tu equipo sin que tu contacto lo sepa.

#8 Asegúrate de que el destinatario sea correcto

Apunta a la compañía correcta, pero apunta al contacto equivocado. Cuidado, puede ser muy molesto para un representante de ventas recibir un correo electrónico que no está destinado a él. Si tu propuesta no coincide exactamente con su perfil, es probable que tu e-mail acabe en la basura.

Quieres asegurarte de llegar al perfil correcto dentro de la empresa objetivo. Por ejemplo, el jefe del departamento de marketing, o la persona encargada de un expediente que le concierne.

Pregunta por LinkedIn o Twitter para reforzar el motivo de tu acercamiento. La información obtenida es una ventaja para su solicitud.

#9 Cuidado con tu conclusión

Usa una buena fórmula de cierre y adiós. «Cordialmente» es más neutral y adecuado para muchos intercambios con colaboradores poco conocidos o desconocidos.

Sin embargo, te animamos a que añadas calor a tu fórmula, dependiendo de las circunstancias. Por ejemplo: «Deseándote un buen día», «Un exitoso comienzo del nuevo año escolar», o «Con mi agradecimiento y deseos de creatividad».

#10 Firma tu e-mail

¿Estás firmado el correo electrónico de tu empresa? Has escrito, expresado tus ideas, te has afirmado, sería una lástima no mencionar tu nombre.

No olvides tu contacto profesional al final de tu mesaje. Utiliza la firma automática, para ser reconocidos instantáneamente por tus contactos habituales.

También es una oportunidad para recordar tu función y rango dentro de tu empresa.

#11 ¡Léelo de nuevo!

Debes tomarte el tiempo para asegurarte de que tu correo electrónico puede ser enviado. Léelo en voz alta, esto hará que los errores en tu e-mail sean más obvios. Para que sea completa, debes incluir los siguientes elementos:

  • Una línea de asunto clara y concisa, en pocas palabras
  • Un saludo profesional
  • Una presentación sintética de ti mismo
  • La razón de tu correo electrónico, la razón por la que está contactando
  • Gramática, sintaxis y ortografía impecables
  • Observaciones finales: adición, solicitud de cita, etc.

Es esencial comprobar si hay errores gramaticales o de ortografía.

La más mínima errata puede socavar la credibilidad de tu correo electrónico y un error ortográfico pueden dañar tu mensaje. Tómate varios minutos si es necesario para revisar el texto.

#12 Envía tus e-mails en el momento adecuado

Nuestra capacidad de atención varía a lo largo del día. Por la mañana, el cerebro está más receptivo y dispuesto a concentrarse. Es más probable que se lea un correo electrónico enviado al principio del día. Finalmente, por la tarde, después de completar todas las tareas del día, estamos más disponibles de nuevo.

Alrededor de las 6 de la tarde es también un buen momento para enviar un correo electrónico.

Para los recordatorios, aconsejamos un intervalo de 2 a 3 días entre cada envío, que se modulará en función del asunto de tu correo electrónico y las prerrogativas asociadas.

No pierdas el tiempo reescribiendo tus e-mails. Existen muchas soluciones para llevar a cabo campañas de correo electrónico de forma eficiente sin complicarte la vida. Por ejemplo, herramientas especializadas como Mailchimp o Prospect.io están ahí para ayudarte.

6 errores a evitar al escribir un correo electrónico profesional

Sabes cómo escribir un e-mail profesional gracias a este paso a paso. ¡Pero hay algunos errores que no perdonan! Aquí están los que debes evitar.

#1 Hacer un error de escritura en el nombre del destinatario

Esto deja una impresión muy desagradable en tu cliente. Dedica algo de tiempo para comprobar el nombre de tu contacto en LinkedIn.

#2 Dar demasiado detalles personales

Escribir un correo electrónico puede compararse con un acto de equilibrio. Sí, es sabio poner tu personalidad al servicio del mensaje. Pero no quieres abrumar al receptor con detalles que no le conciernen y que lo confundirán.

#3 Designar un destinatario incierto

El famoso «a quién pueda concernir este mensaje» queda a partir de ahora prohibido. Cualquier imprecisión o comentario vago sobre este punto será mal recibido.

Busca el título exacto de la persona que te puede ser útil en las redes sociales profesionales. Títulos como «jefe del departamento de comercialización», «delegado general de asuntos culturales», «jefe de comunicación» son preferibles a fórmulas inciertas.

#4 El tono demasiado informal

No estás hablando con nadie de tu familia. Así que el intercambio debe ser cortés.

Sopesa tus palabras para crear una imagen de comunicación seria y respetuosa.

#5 Un ausunto ausente o insuficiente

Dejar esta casilla en blanco no es una buena idea.

La persona con la que hablas necesita saber de qué trata tu correo electrónico antes de que lo abras.

#6 Olvidar el archivo adjunto

Olvidar el archivo adjunto haría que tuvieras que enviar un segundo correo electrónico. Esto desordena a la persona con la que hablas y da la impresión de que trabajas con prisa.

De la misma manera, no envíes archivos demasiado grandes. Tus contactos tienen muchas cosas que hacer, y no tendrán tiempo de esperar a que termine una larga descarga.

Conclusion

Para resumir, ten en cuenta que enviar un mensaje es siempre una tarea a mejorar.

Como cualquier mensaje humano, el correo electrónico está sujeto a interpretación.

Así que quieres dejar la mejor impresión posible para conseguir un seguimiento de tu solicitud.

Aprende a dominar los fundamentos sin cometer errores perjudiciales, y no dudes en ser flexible y creativo una vez que hayas establecido una relación con tu cliente. ¡A por ello!

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