¿Cómo crear un enlace para compartir un documento?

Compartir la carpeta de onedrive

Instala y utiliza una de las aplicaciones de documentos en Projectplace para simplificar el trabajo con los documentos. Al utilizar una app de documentos, cada documento se bloqueará cuando lo edites, evitando que otros sobrescriban tus cambios. El documento se abre automáticamente en el programa correcto, y la aplicación también desbloqueará y guardará una nueva versión del documento en Projectplace cuando hayas terminado de hacer tus cambios.

Sube a Projectplace archivos existentes de cualquier formato desde tu ordenador.  Utiliza carpetas para crear una estructura manejable y jerárquica de documentos y enlaces.  Añada una descripción del documento, un enlace o una carpeta relevante en el panel de detalles. El nombre y la descripción del documento se pueden buscar, lo que hace que las búsquedas sean más eficaces.

Los archivos se cargan como documentos de Projectplace. Por defecto, todos los archivos cargados utilizan el control de versiones. Si la carpeta utiliza el Control de versiones, los nuevos documentos tienen asignada la versión 0.1, pero el número de versión puede cambiarse.

No hay limitaciones técnicas para el tamaño de un solo archivo cargado en Projectplace.  Sin embargo, hay una serie de variables que pueden afectar a la subida de un archivo. Algunas variables incluyen la forma en que se sube cada archivo, el navegador que se utiliza y las limitaciones de su cortafuegos. Normalmente puedes subir archivos de hasta 500 MB sin ningún problema. Los archivos más grandes (hasta 1 o 2 GB) pueden ser subidos, pero el proceso de carga puede requerir más tiempo.

Compartir archivos

Nota: si no tienes una cuenta de equipo, un usuario debe aceptar la invitación a «compartir» desde sus notificaciones o correo electrónico para poder ver el documento compartido. Si tienes una cuenta de equipo, cuando compartas el documento, ellos tendrán automáticamente acceso al documento. Tienes la opción de seleccionar «notificar por correo electrónico».

Si prefieres Slack como método para compartir y tienes configurada la integración con Slack, puedes compartir con un miembro de Slack y éste recibirá una notificación para ver/acceder al documento en su feed de Slack. Simplemente escriba un nombre de usuario o un canal para comenzar

Si miras en la sección de «colaboradores», puedes ver si un documento está todavía pendiente de invitación (a la espera de que lo acepten o no). Para volver a enviarlo, elimina su invitación y vuelve a compartirlo con ellos.

Verás un icono en la esquina superior derecha si otra persona está viendo y trabajando en el mismo documento que tú. Puedes hacer clic en el icono del «ojo» si quieres ver sus cursores el icono del usuario si quieres seguirlos.

Crear enlace

Haga clic en el icono de los tres puntos y seleccione Compartir…. Desde aquí, puedes invitar a otras personas por correo electrónico a editar, inspeccionar o ver tu documento, así como definir lo que pueden hacer las personas con un enlace a tu documento.

Con las incrustaciones, puedes compartir tu trabajo en contexto en plataformas como Notion, GitHub o Jira, o incluso publicar tus diseños en un sitio web o blog personal. Esto significa que puedes compartir tus documentos, Artboards y prototipos sin tener que enviar invitaciones individuales a tu Espacio de Trabajo.

Antes de incrustar un documento, asegúrate de que sea accesible para personas ajenas a tu Espacio de trabajo. Para ello, tendrás que gestionar la configuración de uso compartido de tu documento y dar permisos de visualización o inspección al enlace del documento.

Nota: Con las incrustaciones, sólo se mostrará la última actualización de tu documento, Artboard o prototipo. Para mostrar las actualizaciones anteriores de un documento, tendrás que copiar el enlace a esa actualización antes de incrustarla.

Plataformas como Notion y Medium te permiten incrustar contenido copiando el enlace de tu documento y pegándolo en la página o documento donde quieres que aparezca. Copia y pega tu enlace en un documento de Notion, por ejemplo, y tu Artboard aparecerá en ese documento como si lo estuvieras viendo en la aplicación web de tu navegador.

Cómo compartir un documento de word office 365

En Mojo, confiamos en las herramientas de colaboración y en las aplicaciones de productividad para hacer más cosas a lo largo del día. Utilizamos una variedad de aplicaciones como Basecamp, Pivotal, Slack y Dropbox para comunicarnos y compartir archivos, notas y tareas. ¿Pero qué pasa con la edición colaborativa de documentos? En este artículo te explicamos cómo hacerlo.

Sencillo: la colaboración. Seguro que has experimentado el torpe y frustrante proceso de editar un documento de Word por correo electrónico entre una o varias personas.  Seguir los cambios, reenviar el archivo en un correo electrónico, aceptar los cambios, revisarlos, devolverlos por correo electrónico… etc. ¿Quién tiene la versión más reciente?  ¿Dónde está la versión más reciente? En mi experiencia, es lo contrario de un proceso racionalizado.

Drive tiene herramientas de gestión de archivos conocidas, como añadir una nueva carpeta o cargar una carpeta entera. Desde aquí, puedes crear un nuevo documento. También puedes crear una nueva hoja de cálculo (Sheets, similar a Excel) o una presentación (Slides, similar a PowerPoint), pero por ahora nos quedaremos con un documento estándar.

Asegúrate de que el uso compartido de enlaces está configurado como «Desactivado» y que se envía a determinadas direcciones de correo electrónico. Aquí puedes seguir controlando los niveles de acceso, así como enviar una invitación y un mensaje personal directamente a las personas. Haz clic en «Enviar» y recibirán una notificación por correo electrónico.

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